בעבר הלא רחוק, מרבית העסקים היו מסתמכים על השערות, על נתונים חלקיים ולעיתים על ניחושים של ממש בבואם לטפל בפנייה ללקוחות קיימים או בחזרה יעילה ללידים שפנו. כיום, לעומת זאת, שינו מערכות CRM את כללי המשחק בכל הנוגע לניהול פניות לעסק במגוון דרכים ואופנים, החל במערכת התראות חכמה שיודעת לומר מתי לקוח פנה לעסק ולא קיבל מענה ועד לשליחת מיילים אוטומטיים, הצעות פרסומיות וקבלת דוחות של נתונים על הקמפיינים הפרסומיים השונים. כל ההליכים הללו מוטמעים פעם אחת בתחילת הדרך – ולאחר מכן בית העסק נהנה ממידע זמין ואוטומטי שאותו ניתן להתאים מבחינת הרשאות לעובדים השונים בעסק.